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会计师事务所 - 电子化工作底稿解决方案

CPA eWorkSheet Solution


前言:
  "自愿放弃、或同意吊销在美国所有各州为上市公司提供审计的执业牌照"------安达信会计师事务所的这份声明,不仅为其长达89年之久的执业历史划下了一个休止符。扼腕之余,我们希望,能从安达信事件中,得到更多的警示。
  安达信的破产的原因是多方面,诸如财务丑闻、审计失职、缺乏诚信等等,但这都不至于给安达信带来灭顶之灾。
2001年12月2日,能源巨头安然公司突然宣布申请破产保护。这一消息令美国人大为震惊,因为安然公司一直是美国工商界的巨擘,是美国部落中不可能倒塌的图腾之一。直到它暴露出其财务漏洞的前半年,安然在《财富》杂志的全球500强名单中还排名16,年收入甚至是波音的两倍。同时,安然还被《财富》评选进了100家增长速度最快的公司(排名31)以及全球最受欢迎的公司之一。现在回头再看,这一切都充满了讽刺意味。人们在惊叹这桩美国历史上最大的破产案时,逐渐将目光聚集到了为安然的账簿提供审计的安达信会计师事务所上——既然安然的问题并非一日之功,那么作为独立审计师的安达信怎么一直没有发觉?用美国国会一位参议员的话来说,“安达信要么是腐败,要么是无能,依我看,它是两者兼有。”
安然事件的爆发后,在休斯敦办事处负责安然公司审计工作的安达信合伙人戴维•邓肯,在得知证券交易委员会即将进行调查后,马上命令其手下至少有80人加班销毁有关文件,正是这一举动,涉嫌故意销毁数千份相关资料而受到美国国会的质询。从而促使美国休斯敦联邦地方法院,对安达信会计师事务所妨碍司法调查作出最严厉的判决,对其罚款50万美元,并禁止它在5年内从事相关业务。
  安达信公司1913年由芝加哥的一位大学教授阿瑟•安德森创建,经过将近90年的经营,在世界84个国家和地区拥有8.5万名员工,为全球10万家客户服务,营业收入超过90亿美元,成为全球五大会计师事务所之一。就是这样一个超级巨人,却因为个别员工的失职,而破产倒闭,听起来似乎有些天方夜谭,但是却实实在在的发生。
从安达信的案例可以知道,当前会计师事务所最担心的已不再是合伙人是否与客户串通造假的问题,而是如何避免无法发现差错的问题,这其中原始文件的使用与管理就显得尤为至关重要了,因此在如何方便的使用这些文件档案同时,如何提高文件档案数据的安全性,加强源文件的管理,就日益迫切的摆在了我们的面前。

会计师事务所面临的挑战:
  会计师事务所限于其行业的特殊性,会计师在帮企业进行财务审计或查帐的时候,大量的还是采用纸媒介的工作底稿,甚至是原始的工作底稿,这样做的好处是注册会计师可以很方便的进行有关信息的手工标注,有时候这种标注信息只有会计师本人才可以明白其中的含义,而其它人却无从知晓,但其弊端也是显而易见的。

查帐人员携带不便

对于会计师而言,每次查帐都需要携带大量相关企业的原始账册和原始工作底稿,而经常是所查帐的企业在不同的异地城市,甚至是不同的国家,因此携带这些大量的文件档案长途旅行,对于会计师而言是一件非常辛苦和无奈的事情。

纸本工作底稿的安全性差
  会计师的长途旅行奔波,容易发生底稿遗失或被窃,而这些纸本媒介的工作底稿本身是没有任何的安全保护措施的,从而容易泄露有关重要的机密信息,会给客户企业在某种程度上带来重大损失,同时也给会计师事务所的信誉产生极大的负面影响。
员工个人的失职易酿成公司大祸
  由于会计师事务所内部的工作人员经常可以轻易的得到原始的工作底稿,因此如果员工个人由于某种原因发泄对事务所的不满或想隐瞒一些事情,就会恶意或非恶意将这些原稿损坏或销毁,轻者使公司信誉受到损失,重者可以危及整个会计师事务所的经营。发生在安达信上的惨痛教训,非常值得众多的会计师事务所的深思。
纸本媒介管理复杂相关成本较高
  大量存在的纸本媒介的工作底稿,需要占用大量的保存空间,同时需要较多的档案人员负责这些数据的管理工作,从而造成内部文件档案管理的复杂,管理成本高。同时这些档的查找和调阅是非常不方便的,影响工作效率。

电子化工作底稿解决方案 (CPA eWorkSheet Solution):
  元镁科技作为提供文件档案处理解决方案的专业公司,多年来一直谨守客户至上的原则,在境内外及东南亚地区已拥有一批稳定的客户,行业涉及金融、保险、电信、制造业等领域,借助我司丰富的实践经验,我们将为会计师事务所的文件档案管理尽最大的努力。
  透过纸本媒介工作底稿的电子化,全面降低会计师的查帐负担,提高工作底稿查询和调阅的效率,全面加强文件档案管理的安全性和可靠性,同时对现有的工作流程和习惯改变最小。其方案内容涵盖了以下范围:
  1. 原始纸本工作底稿的标准化
  2. 原始纸本工作底稿的整理编目 (Index)
  3. 原始纸本工作底稿的扫描 (Scan)
  4. 电子化工作底稿的建文件 (Profile)
  5. 电子化工作底稿的入柜 (Store & Manage)
  6. 电子化工作底稿的查询与调阅 (Retrieve)
  7. 电子化工作底稿的加密 (Security)
  8. 电子化工作底稿的存取使用 (Access)

方案特点:
  1. 电子化的工作底稿携带方便,大量的减轻了查帐人员的行李负担。
  2. 透过计算机系统管理简单便捷。
  3. 透过彩色扫描,保持了查账人员的原始标识信息,提高了电子工作底稿的可读性。
  4. 电子化后可以低成本建立文件档案的异地灾难备份
  5. 透过128 位RSA安全等级加密,确保文件存取时的安全。
  6. 完整的调阅使用记录,可以轻松追查文件档案的来龙去脉。

参考客户:
  Pricewaterhouse Coopers (PwC) Taiwan

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